Banyak pemilik bisnis dan staf HRD yang merasa lega ketika mendengar kata outsourcing atau alih daya. Bayangannya sederhana yaitu perusahaan tinggal membayar biaya jasa bulanan kepada penyedia tenaga kerja, lalu urusan selesai. Tidak perlu pusing memikirkan rekrutmen, pelatihan, hingga urusan pesangon kelak. Seolah-olah beban berat di pundak langsung hilang seketika.
Namun, apakah kenyataannya sesederhana itu? Seringkali terjadi kasus di lapangan di mana kontrak kerja sama berakhir, lalu karyawan alih daya menuntut hak pesangon mereka. Pihak penyedia jasa atau vendor angkat tangan karena tidak punya dana, dan akhirnya karyawan tersebut mendemo perusahaan pengguna jasa atau user.
Kondisi ini tentu menjadi mimpi buruk bagi reputasi dan operasional perusahaan. Padahal niat awalnya adalah efisiensi, tetapi malah berujung pada masalah hukum dan sosial yang pelik. Artikel ini akan membedah bagaimana sebenarnya aturan main imbalan kerja untuk karyawan outsourcing agar Anda tidak salah langkah.
Memahami Hubungan Segitiga dalam Outsourcing
Sebelum masuk ke hitung-hitungan uang, kita perlu meluruskan dulu konsep dasarnya. Dalam dunia alih daya, terdapat hubungan segitiga antara perusahaan pemberi kerja atau user, perusahaan penyedia jasa atau vendor, dan karyawan itu sendiri.
Secara hukum yang berlaku di Indonesia, hubungan kerja karyawan tersebut adalah dengan perusahaan penyedia jasa atau vendor. Kontrak kerja ditandatangani oleh karyawan dan vendor. Artinya, secara legalitas, karyawan tersebut adalah tanggung jawab si vendor, bukan perusahaan user tempat dia sehari-hari duduk bekerja.
Kita bisa menggunakan analogi sederhana seperti layanan katering. Ketika kantor Anda berlangganan katering makan siang, Anda membayar perusahaan katering tersebut. Jika koki katering sakit atau pensiun, itu adalah urusan internal manajemen katering untuk membayar biaya berobat atau pesangonnya, bukan urusan kantor Anda sebagai penikmat makanan.
Kewajiban Pembayaran Imbalan Pasca Kerja
Poin krusial yang sering terlewatkan adalah mengenai imbalan pasca kerja seperti pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan penggantian hak. Berdasarkan regulasi ketenagakerjaan, termasuk UU Cipta Kerja dan peraturan turunannya, kewajiban ini melekat pada pemberi kerja langsung.
Dalam konteks ini, pemberi kerja langsung adalah perusahaan vendor outsourcing. Merekalah yang wajib mencadangkan dana untuk membayar pesangon ketika kontrak karyawan berakhir atau ketika karyawan pensiun. Masalah besar muncul ketika vendor tidak memperhitungkan biaya ini dalam penawaran harga mereka ke perusahaan user.
Banyak vendor yang membanting harga manajemen fee (biaya pengelolaan) demi memenangkan tender. Mereka hanya menghitung gaji pokok dan tunjangan operasional, tapi lupa memasukkan komponen biaya pesangon yang pasti akan muncul di masa depan. Akibatnya, saat tagihan itu datang, kas perusahaan vendor kosong.
Risiko Tersembunyi Bagi Perusahaan User
Meskipun secara hitam di atas putih kewajiban ada pada vendor, perusahaan user tidak sepenuhnya bebas risiko. Jika vendor gagal bayar, karyawan yang kecewa biasanya akan mencari entitas yang terlihat memiliki uang dan kekuasaan, yaitu perusahaan tempat mereka ditempatkan atau user.
Risiko reputasi adalah yang paling mahal harganya. Bayangkan jika kantor Anda didemo atau viral di media sosial karena dianggap menelantarkan karyawan satpam atau tenaga kebersihan, padahal secara hukum itu kelalaian vendor. Nama baik perusahaan yang dibangun bertahun-tahun bisa rusak dalam sekejap.
Selain itu, ada juga risiko hukum jika perjanjian kerja sama antara user dan vendor tidak disusun dengan rapi. Klausul perlindungan atau indemnifikasi sangat penting untuk memastikan bahwa jika ada tuntutan dari karyawan, vendorlah yang harus menanggung semua biaya dan kerugian yang timbul.
Pentingnya Valuasi Aktuaria bagi Perusahaan Vendor
Bagi Anda yang menjalankan bisnis sebagai penyedia tenaga alih daya, menghitung kewajiban imbalan kerja bukan sekadar formalitas akuntansi. Ini adalah strategi bertahan hidup. Anda harus tahu persis berapa biaya yang harus disisihkan per bulan untuk setiap kepala agar ketika masa kerja mereka habis, dana pesangon sudah tersedia.
Di sinilah peran perhitungan aktuaria menjadi sangat vital. Aktuaris akan membantu menghitung berapa beban kini dan beban masa depan dengan mempertimbangkan asumsi seperti kenaikan gaji, tingkat pengunduran diri, hingga usia pensiun.
Mari kita lihat perbandingan sederhana antara vendor yang menghitung aktuaria dengan yang tidak:
| Komponen | Vendor Tanpa Perhitungan Aktuaria | Vendor Dengan Perhitungan Aktuaria |
| Harga Penawaran | Terlihat Murah di Awal | Wajar dan Masuk Akal |
| Arus Kas | Lancar saat kontrak berjalan | Lancar dan Terencana |
| Akhir Kontrak | Panik mencari dana pesangon | Dana sudah siap cair |
| Kelangsungan Bisnis | Berisiko bangkrut tinggi | Jangka panjang aman |
PSAK 219 dan Pencatatan Laporan Keuangan
Dalam standar akuntansi keuangan di Indonesia, khususnya PSAK 219 (dulunya PSAK 24), perusahaan diwajibkan untuk mengakui kewajiban imbalan kerja di laporan keuangannya. Bagi perusahaan vendor outsourcing, ini adalah kewajiban mutlak.
Laporan keuangan vendor harus mencerminkan adanya utang imbalan kerja yang akan jatuh tempo. Jika ini tidak dicatat, maka laporan keuangan tersebut bisa dibilang menyesatkan karena laba yang terlihat sebenarnya semu. Sebagian dari laba itu sebenarnya adalah tabungan pesangon karyawan yang belum dibayarkan.
Bagi perusahaan user, pencatatannya lebih sederhana karena biasanya dicatat sebagai beban jasa profesional bulanan. Namun, user perlu selektif memilih vendor. Mintalah laporan keuangan vendor atau tanyakan apakah mereka sudah melakukan valuasi aktuaria. Vendor yang sehat secara finansial adalah mitra jangka panjang yang aman bagi bisnis Anda.
Solusi Cerdas untuk Kelangsungan Bisnis Anda
Memahami seluk-beluk imbalan kerja karyawan outsourcing memang terlihat rumit, tetapi intinya adalah transparansi dan perencanaan yang matang. Jangan sampai keinginan untuk menghemat biaya hari ini justru menjadi bom waktu yang meledak di kemudian hari.
Bagi perusahaan user, pilihlah mitra outsourcing yang bonafide dan taat aturan. Bagi perusahaan vendor, mulailah menghitung kewajiban Anda dengan benar menggunakan metode aktuaria yang valid. Ini bukan tentang mematuhi aturan pemerintah saja, tapi tentang menjaga napas bisnis Anda agar tetap panjang.
Jika Anda masih bingung bagaimana cara menghitung cadangan dana yang tepat atau ingin memastikan kontrak kerjasama Anda aman dari risiko imbalan kerja, jangan ragu untuk berdiskusi dengan ahlinya. Tim kami di imbalankerja.id siap membantu Anda membedah struktur biaya dan kewajiban ketenagakerjaan dengan bahasa yang manusiawi dan solusi yang praktis.
